Případové studie
Jak Ailin mění nudnou práci v hotové účetnictví
Reálné reference zatím nemáme, Ailin teprve spouštíme. Než přijdou první jména, ukazujeme tři typické firmy a to, co pro ně Ailin udělá. Příklady jsou modelové, ale nic v nich nepřeháníme.
Scénáře níže jsou modelové, ne reální klienti. Ailin spouštíme teď a hledáme první firmy, jejichž skutečný příběh sem napíšeme. Chcete být první? Chci být první referencí.
Grafik na volné noze. Fakturuje pár klientům měsíčně a účetnictví si vede sám po večerech.
Problém
Faktury a účtenky se kupí v e-mailu a přepis částek, IČO a variabilních symbolů zůstává na poslední chvíli. Část účtenek za software a techniku se cestou ztratí, takže na konci roku není jasné, co všechno patřilo do nákladů. Každý měsíc tak místo zakázek řeší pár hodin papírování.
Řešení s Ailin
Faktury a účtenky stačí Ailin přeposlat e-mailem nebo nahrát v aplikaci, data si z nich vytáhne sama. Žádné ruční ťukání. Vydané faktury vystaví přímo v Ailin z připravené šablony s vlastním logem, a to zdarma. Banku má napojenou, takže příchozí platby se k fakturám spárují samy. A když chce vědět, kdo ještě nezaplatil nebo kolik nechat stranou na daně, zeptá se asistenta normální větou.
Výsledek
- Konec ručního přepisu, data z faktur a účtenek jsou hotová hned u nahrání
- Žádná ztracená účtenka, podklady pro daně sedí na jednom místě
- Z hodin měsíčního papírování zbude pár minut na kontrolu
Majitelka e-shopu s dekoracemi. Přes den jí chodí desítky objednávek, večer ji čeká hromada dokladů od dodavatelů.
Problém
Dokladů přibývá rychleji, než je stíhá zpracovat. Párování plateb z výpisu jí sebere klidně celé odpoledne a saldo stejně nikdy úplně nesedí, takže nemá jistotu, kdo zaplatil a kdo ne. A bez přehledu o hotovosti se těžko rozhoduje, kdy před sezónou doobjednat zboží.
Řešení s Ailin
Ailin přijaté faktury i objednávky vytěží a schválené doklady rovnou zaúčtuje do Abra Flexi. Banku (ČSOB, Raiffeisenbank nebo Fio) stahuje sama a platby páruje s fakturami, takže saldo sedí bez dohledávání. Predikce cashflow na 90 dní dopředu jí ukáže, jak se bude vyvíjet zůstatek, a agenti na pozadí hlídají splatnosti i daňové úspory.
Výsledek
- Saldo sedí samo, párování plateb běží z bankovních pohybů bez ruční práce
- Schválené doklady jsou rovnou zaúčtované, účetnictví je hotové, ne rozdělané
- Vidí hotovost na 90 dní dopředu, takže nákup před sezónou stojí na číslech
Vedoucí menší účetní kanceláře. Vede agendu pro desítky klientů a v sezóně přiznání bojuje o každou hodinu.
Problém
Většinu času spolkne rutina, kterou nejde naúčtovat: přepis dokladů, párování výpisů, urgování chybějících podkladů u klientů. Přibrat klienta znamená přidat hodiny ruční práce, takže růst naráží na kapacitu lidí. V sezóně z toho jsou přesčasy a chyby z únavy.
Řešení s Ailin
Doklady od klientů Ailin vytěží a zaúčtuje do Abra Flexi i s adresářem, zakázkami a středisky. Párování plateb a hlídání splatností přebírají agenti, takže rutina jede i mimo pracovní dobu. Na dotaz nad daty konkrétního klienta odpoví asistent přímo z dokladů a ERP, není třeba listovat sestavami. Na účetní zůstane to, co vyžaduje úsudek: kontrola a rozhodnutí.
Výsledek
- Rutinu bere Ailin, lidi se přesouvají na práci, která se dá naúčtovat dráž
- Víc klientů na stejný tým, bez úměrného nárůstu ruční práce
- Klidnější sezóna přiznání, míň přesčasů a chyb z únavy
Buďte naší první referencí
Hledáme první firmy, jejichž skutečný příběh tu nahradí modelové scénáře. Nechte nám kontakt, projdeme spolu vaši firmu, nastavíme Ailin na míru a výsledky uvidíte na vlastních číslech.
Chci být první referencí